Support

Accounts
Payable

Automation i leverantörsprocesser och betalningar

Det är inte riktigt samma surr runt leverantörsreskontra och leverantörsskulder (Accounts Payable) som andra verksamhetsområden när det kommer till att skapa värde med hjälp av automatisering. Som verksamhet är det ett vanligt misstag att missa dom betydande effekter som kommer med att tillföra automatisering till slutet av Accounts Payable och purchase-to-pay. Fokus hamnar istället helt naturligt på affärsdrivande insatser för tillväxt, intäkter och vinst, ofta kopplat till marknadsföring och försäljning.

Här listar vi några goda effekter av att tillföra automation till leverantörsprocesser och betalningar…

  • Skyddar pengar från att gå förlorade
    Pengar betalas ut fel. Dom förloras till bedragare, eller är föremål för misstag som inte korrigeras. Misstag som enkelt går att förhindra.
  • Ökar trygghet och kontroll
    Ökar tryggheten och kontrollen för ansvarig personal. En bättre arbetsmiljö där stress minskar, missförstånd undviks och till och med misstankar där kollegor ifrågasätts kan uteslutas.
  • Tar bort icke värdeskapande processer
    Identifiera och få insikter om icke värdeskapande processer. Frigör tid och resurser, minska manuell handpåläggning och misstag som tar tid att reda ut och korrigera!
  • Undvik risker som skadar varumärket
    Uppmärksammar potentiella risker om en leverantör påverkar organisationens varumärke negativt och därmed skadar organisationens goda image.
  • Rätt data att fatta beslut på.
    Tar bort osäkerhet om finansiell informations riktighet. Identifierar leverantörer som inte respekterar uppförandekoder vilket i sin tur kan ge allvarliga affärseffekter och försämrad lönsamhet.
Crash-course för dig som inte har koll på AP

Leverantörsskuld är den kortfristiga skuld som ett företag är skyldig sin leverantör för en vara eller tjänst. När en vara eller tjänst ska betalas, skapas en post på företagets leverantörskonto, och leverantören som levererat varan lägger till en liknande post som en kundfordring. Med andra ord är Accounts Payable (Leverantörsreskontran) och Account Receivable (Kundreskontran) två av de kärnfunktioner där affärsrelationen mellan företag sker i praktiken. Kopplat till denna process finns flera steg, som kan hanteras manuellt och/eller automatiserat. Här är dom, förenklat.

Inkommande faktura

Processen börjar med att en faktura ankommer via e-post, som fysiskt dokument eller elektroniskt. Fakturan kan läsas in och tolkas automatiserat, och/eller kan komma att behöva granskas manuellt. Fakturan behöver ankomstregistreras, sorteras, kontrolleras och arkiveras.

Validera och felkontrollera

För att identifiera fel, misstag och i värsta fall bedrägerier måste varje faktura kontrolleras. Fakturan kan behöva jämföras mot en aktuell inköpsorder, belopp behöver överensstämma och information om order och köpkontext behöver finnas. Fakturan skickas ut i ett attesteringsflöde, där personer involverade i köpet behöver godkänna fakturan.

Förbered och betala

När fakturan attesterats enligt konstens alla regler, ska betalningen förberedas i företagets ekonomisystem, vilket alltså innebär att betalningen ska skapas och kopplas till leverantören. Därefter skickas betalunderlaget från ekonomisystem till företagets bank, där betalningarna släpps iväg efter godkännande till mottagarna.

Vad av detta kan och bör man då automatisera?

Fel och misstag i företagets AP-process får kostsamma effekter. Felande program och system tillsammans med mänskliga misstag leder dagligen till felaktiga utbetalningar som är så gott som omöjliga att upptäcka utan rätt verktyg på plats.

I det första steget av leverantörsreskontra-processen finns tydliga effektivitets- och därmed kostnadsbesparingar att göra. Genom att låta inkommande fakturor scannas, tolkas och läsas av med automation kan tid frigöras från anställda, samtidigt som manuella fel förhindras. Om en automatiserad process finns på plats för inkommande fakturor, bygg på den med en kontrollfunktion som möjliggör att oriktiga eller bedrägliga fakturor kan stoppas, redan innan den når validering och attestprocessen.

AP-processens andra steg, att validera och felkontrollera fakturans riktighet och äkthet görs genom attestrutiner, ofta av två eller flera. Attestrutinen fyller en avgörande funktion, men är otillräcklig för att uppfylla de kontroller som säkerställer att betalningen inte innehåller fel eller är föremål för bedrägeri. Risken är till och med att attesten i sig ger en falsk trygghet, då den ofta genomförs i förbifarten, under stress och utan att faktiskt kontrolleras enligt praxis. Att en betalning betalas ut felaktigt behöver inte vara på grund av brister utförda av leverantörsreskontran. Tyvärr får ofta avdelningen ta det stora ansvaret och kritiken för identifierade fel.

I det sista steget, där betalningen förbereds och betalas, kan det nu ha gått en tid sedan fakturan inkom till organisationen och skickats ut på attest. Viktig företagsinformation kan ha ändrats sedan köptillfället, allvarliga a-mål skulder kan ha uppkommit, f-skatt kan ha förlorats eller information om mottagarkonto ändrats. Belopp kan ha skannats in felaktigt i processens första steg och undgått korrigering i attesten, eller valutan kan ha angetts fel men inte uppmärksammats.

Bra lösningar för att överkomma utmaningarna

Inyett One
Digital plattform för intern kontroll.

Inyett Detect
Kontroll på varje leverantörsbetalning.

Inyett Payment Control
Integrera Inyetts plattform i dina system.