Support

Upphandling & Inköp

Utmaningen från leverantörsbedömning till uppföljning

Från att framförallt letat efter kostnadsbesparingar bland verksamhetens alla leverantörer, arbetar idag våra inköpare strategiskt med att koppla ihop inköp och styrning mot specifika mål, omvärld och leverantörsmarknad. Detta för att effektivt bidra till att uppfylla organisationens olika uppdrag och mål. Idag handlar inköp om att proaktivt identifiera tillgångar och risker hos leverantörer, samtidigt som kostnadskonkurrenskraften bibehålls.

Att kunna kvalificera nya leverantörer med rätt processer och rutiner, och dessutom ha systemstöd för att kunna ha en rationell leverantörsuppföljning, är en utmaning för varje inköpsorganisation. Men det finns bra verktyg att ta till när det kommer till just leverantörskvalificering, leverantörstrohet och leverantörsuppföljning, och effekterna av att göra det smakar gott. Här är några av anledningarna till varför det är en god idé att använda sig av en digital plattform för intern kontroll, med specifikt fokus på kontroller av leverantörer till organisationens processer och rutiner.

Minska kostnader
  • Minska kostnader genom processförenkling och användning av teknik.
  • Större transparens i kostnader.
Standardisering
  • Automatiserade arbetsflöden och rapporteringsverktyg.
  • Strömlinjeformad och standardiserad process.
  • Ökad riskspårning och insikter i företagsomfattande risker från nyckeltal och rapporter.
Flexibilitet och effektivitet
  • Öka förmågan och bli mer effektiv, genom att undvika manuella handpåläggningar och repetativa uppgifter som istället kan utföras med automation.
  • Tydligt fokus och specifika kontroller på leverantörer som utgör en större risk.
  • Förbättrad förmåga att snabbt vidta åtgärder.
Kvalitet
  • En konsekvent metod för alla anställda att bedöma och hantera risker på.
  • Fokus på kontroller utifrån perspektivet risk och internkontroll av leverantör, inte bara en generell kontroll av ekonomiska siffror.
  • Stramare kontroll av leverantörer som utgör en betydande risk.
Att kvalificera en leverantör

Att kvalificera en leverantör rätt, är det första steget för att kontrollera risk, kvalitet och leverantörens förmåga som helhet. Vanligast är en kontroll av finansiella nyckeltal tillsammans med tillgänglig företagsinformation. Men kontrollen behöver vara bättre än så. Här kommer en bra lista att bygga sitt ramverk på…

Rykte

Identifiera risken för hur leverantören negativt kan påverka organisationens varumärke och rykte. En leverantör som inte uppfyller organisationens uppförandekoden, t.ex genom att inte betalar skatter eller sociala avgifter, kan orsaka ett förlorat varumärkeskapital.

Underleverantör

Bedöm leverantörens användning av underleverantörer. Vilka risker finns förknippade med användningen, och på vilket sätt sker löpande uppföljning av leverantörer i ett andra led.

Operativ kompetens

Bedöm leverantörens förmåga att leverera enligt överenskommelse. En försenad produktleverans kan innebära en ekonomisk förlust och brister i kvalité kan innebära säkerhetsmässiga risker.

Kontinuitet

Bedöm leverantörens leveransförmåga i händelse av exempelvis processfel eller allvarliga händelser.

Ekonomi

Bedöm leverantörens ekonomiska stabilitet och förmåga att kunna fortsätta leverera enligt överenskommelse. Att plötsligt förlora en leverantör innebär alltid förluster i både tid och pengar.

Teknik

Bedöm lämplighet och funktion avseende system och applikationer för leverantören att tillhandahålla produkten.

Geografisk risk

Bedöm geografiska, regleringsmässiga, politiska, juridiska och ekonomiska risker för inköp från eller till ett annat land eller region.

Informationssäkerhet

Utvärdera leverantörens kontroll över tredjepartsdata, avseende tillgänglighet, konfidentialitet och integritet.

Compliance

Bedöm leverantörens förmåga och kontrollmekanismer för att följa lagar och andra förordningar.

Men vad får man då när ramverk, processer och färdiga rutiner finns på plats? Hur uppfyller man en bra rutin i praktiken för att bedöma en leverantör? En av faktorerna brinner vi extra för. Automation av objektiv data. Med hjälp av verktyg specifikt utformade för att kvalificera leverantörer, kan arbetsflödet automatiseras, risker och osäkerhet minska och effektivitetsvinster fångas upp.

Här är några iakttagelser vi har lärt oss genom åren kopplat till att kvalificera leverantörer.

  • Det är svårt att veta vilka signaler man ska leta efter, trots ramverk, rutiner och med massvis av utbildning och erfarenhet i ryggen
  • Att utgå endast från en kreditupplysning vid bedömning täcker inte de krav som behövs för att identifiera tillgångar och risker hos leverantören.
  • Flera informationskällor behövs för att kunna efterleva det som bestämts. Det tar väldigt mycket tid att jaga rätt på tillförlitlig information.
  • Öppna digitala gratistjänster för företagsinformation ändras och förnyas löpande, och skapar risker att inte kunna leva upp till de processer som bestämts.
Leverantörsuppföljning

Och uppföljningen av leverantörer då? Det är svårt att få en komplett bild över verksamhetens alla leverantörer. Till och med avtalsleverantörer. För det mesta saknas helt enkelt aktuell och relevant statistik kopplat till inköpen som genomförs inom organisationen. ’Vilda inköp’ är ett utbrett problem och att arbeta med leverantörsuppföljning och avtalsuppföljning är en tidsödande process, som för flera verksamheter fortfarande sker helt manuellt.

De flesta vi frågar känner att det saknas en tydlig och gemensam samarbetsplan för inköp, där information om inköp delas inom den egna inköpsorganisationen, men även att processer och rutiner når ut i hela verksamheten och efterföljs.

Att följa upp förändringar i leverantörsregister, är för alla vi pratar med ett stort problem. Att få kontroll över vilka nya leverantörer som tillkommit, och vilka som fallit ifrån, är ett nyckeltal som är viktigt att ha kontroll över. Att veta att de leverantörer som finns i registret är uppdaterade med rätt information, och att de fortsatt följer den uppförandekod som säkerställdes vid införandet av leverantören, är ännu viktigare.

Bra lösningar för att överkomma utmaningarna

Inyett Search
Sök och kontrollera leverantörsinformation

Inyett Company Control
Bedömning av leverantörer, t.ex. vid upplägg

Inyett Payment Control
Kritiska notiser för leverantörer inom områden såsom Fraud, Finance, Remarks & Observations

Inyett Registeranalys
Analyserar leverantörer och register

Inyett Company Data
Uppdaterad företagsinformation