Support

Accounts
Payable

Automasjon av prosesser for leverandør og betalinger

Det er ikke helt den samme oppmerksomheten rundt leverandørreskontro og leverandørgjeld (Accounts Payable) som andre virksomhetsområder når det gjelder å skape verdi ved hjelp av automatisering. For en større virksomhet er det en vanlig feil å gå glipp av de betydelige effektene som kommer av å automatisere Accounts Payable og purchase-to-pay. I stedet kan man helt naturlig fokusere på forretningstiltak for vekst, inntekter og gevinst, ofte koblet til kundereskontra eller nøkkeltall innen markedsføring og salg. 

Her angir vi noen gode effekter av å automatisere prosesser for leverandører og betalinger…

  • Beskytter penger mot å gå tapt
    Penger betales ut feil. De går tapt til svindlere, eller er gjenstand for feil som ikke korrigeres. Feil som enkelt kan hindres.
  • Øker trygghet og kontroll
    Øker tryggheten og kontrollen for ansvarlig personell. Et bedre arbeidsmiljø der stress minker, misforståelser unngås og til og med mistanker rundt kolleger kan utelukkes.
  • Fjerner ikke verdiskapende prosesser
    Identifiserer og gir innsikt om ikke-verdiskapende prosesser. Frigjør tid og ressurser, reduser manuell håndtering og feil som tar tid å rydde opp i og korrigere!
  • Unngå risikoer som skader varemerket
    Gjør oppmerksom på potensielle risikoer om en leverandør som kan påvirke organisasjonens varemerke negativt og dermed skade organisasjonens gode rykte.
  • Riktige data å treffe beslutning på
    Fjerner usikkerhet om hvorvidt finansiell informasjon er riktig. Identifiserer leverandører som ikke respekterer etiske retningslinjer som på sin side kan gi alvorlige konsekvenser for virksomheten og redusert lønnsomhet.
Krasjkurs for deg som har mindre kontroll på Accounts Payable

Leverandørgjeld er den kortsiktige gjelden som et selskap skylder en leverandør for en vare eller tjeneste. Når en vare eller tjeneste skal betales, opprettes det en post på foretakets leverandørkonto, og leverandøren som leverte varen, legger til en lignende post som kundefordring. Med andre ord er Accounts Payable (Leverandørreskontroen) og Account Receivable (Kundereskontroen) to kjernefunksjoner der forretningsrelasjonen mellom selskaper skjer i praksis. Koblet til denne prosessen for leverandørreskontroen finnes det flere trinn som kan håndteres manuelt og/eller automatisert. Her er de, forenklet.

Inkommende faktura

Prosessen innledes med at en faktura ankommer via e-post, som fysisk dokument eller elektronisk. Fakturaen kan leses inn og tolkes automatisk, og/eller må kanskje gjennomgås manuelt. Fakturaen må registreres, sorteres, kontrolleres og arkiveres.

Valider og feilkontroller

For å identifisere feil og i verste fall bedragerier må hver faktura kontrolleres. Fakturaen kan måtte sammenlignes med en aktuell innkjøpsordre, beløp må stemme overens, og ordreinformasjon må finnes. Fakturaen sendes ut i en attesteringsflyt, der personer som er involvert i kjøpet, må godkjenne fakturaen.

Forbered og betal

Når fakturaen er attestert etter alle kunstens regler, skal betalingen forberedes i økonomisystemet, noe som altså innebærer at betalingen skal opprettes og kobles til leverandøren. Deretter sendes bilaget fra økonomisystemet til selskapets bank, der betalingene sendes av gårde til mottakerne etter godkjenning.

Hva av dette kan og bør man da automatisere?

Feil i selskapets AP-prosess får kostbare effekter. Utilstrekkelige programmer og systemer sammen med menneskelige feil fører daglig til feilutbetalinger. De er så godt som umulige å oppdage uten riktig verktøy på plass. 

I det første trinnet av leverandørreskontro-prosessen finnes det tydelig effektivitetspotensial og dermed mulige kostnadsbesparelser. Ved å la innkommende fakturaer skannes og tolkes automatisk kan det frigjøres tid fra ansatte, samtidig som manuelle feil hindres. Hvis det finnes en automatisert prosess for innkommende fakturaer, kan man øke tryggheten og sikkerheten ved å legge til en kontrollfunksjon som sikrer at feilaktige eller bedragerske fakturaer stoppes, allerede før de når validering og prosessen for attest.

AP-prosessens andre trinn, å validere fakturaens riktighet og ekthet, gjøres ofte av to eller flere personer gjennom attestrutiner. Attestrutinen fyller en avgjørende funksjon, men er utilstrekkelig til å oppfylle de kontroller som sikrer at betalingen ikke inneholder feil eller er gjenstand for bedrageri. Risikoen er til og med at attesten i seg selv gir en falsk trygghet, siden den ofte gjennomføres i forbifarten, under stress og uten at den faktisk kontrolleres i henhold til de retningslinjene som finnes. At en betaling betales ut feilaktig, trenger ikke å være på grunn av mangler på økonomiavdelingen og AP. Dessverre må avdelingen feilaktig ofte ta det store ansvaret og kritikken for de feil som identifiseres.

I det siste trinnet, der betalingen forberedes og betales, kan det nå ha gått en tid siden fakturaen kom inn til organisasjonen og ble sendt ut på attest. Viktig selskapsinformasjon kan ha blitt endret siden kjøpet, alvorlig gjeld kan ha oppstått, selskapsskatt kan ha gått tapt eller informasjon om mottakerkonto kan ha blitt endret. Beløp kan ha blitt skannet inn feilaktig i prosessens første trinn og unngått korrigering i attesten, eller valutaen kan ha blitt angitt feil, men ikke blitt oppdaget.

Gode løsninger for å overkomme utfordringene

Inyett One
Digital plattform for intern kontroll.

Inyett Detect
Kontroll på hver leverandørbetaling.

Inyett Payment Control
Integrer Inyetts plattform for kontroll av betalinger i dine systemer.