Support

Accounts
Receivable

Automatisering i leverandørprosesser og betalinger

I en virksomhet som ofte omfatter mange repetitive oppgaver og momenter, og som dessuten er gjenstand for både risikoer og kriminell virksomhet, er det ikke særlig pussig at muligheten til å effektivisere og automatisere smaker godt. Og det finnes flere deler å effektivisere, blant annet innen order-to-cash, men også når det gjelder løpende overvåking og kontroller av kunden, oppdatering av kunderegister og compliance i henhold til KYC (Know your customer).

Et krasjkurs i utfordringer med kundereskontra

Det finnes mange komponenter å holde rede på når det gjelder kundereskontra, og da særlig som stor organisasjon. Kundereskontra utgjør en stor del av en virksomhets masterdata med dens kunder og kundekrav. Den inneholder alt fra adresser, navn og viktig selskapsinformasjon, til informasjon om utestående fakturaer, påminnelser og mottatt betaling.

Det finnes med andre ord mye som kan bli feil hvis virksomheten ikke har full kontroll på opplysningene. Mangler eller ufullstendig informasjon i kundereskontra gjør virksomheten sårbar, siden det kan innebære vanskeligheter å vite hvilke kunder som har betalt sine fakturaer i tide, og hvilke som trenger en påminnelse. Det er dessuten viktig å kunne korte ned tiden mellom fakturering og tidspunktet for innkommende betaling for å fremme god likviditet, og redusere risikoen for ikke å få betalt overhodet, noe som øker jo lengre tid det går. 

KYC

En viktig del av effektiviseringen innen Accounts Receivable er å sikre en velfungerende KYC-prosess («Know Your Customer» eller «Kjenn din kunde»). Å bli kjent med sine kunder for å kunne motvirke økonomisk kriminelle aktiviteter, som hvitvasking, finansiering av terrorisme og koblinger til politisk engasjerte personer (PEP), er noe som berører alle virksomheter. For mange er KYC et begrep som aller mest er forbundet med virksomheter som omfattes av hvitvaskingsloven, og som er underlagt Finanstilsynet. Slik er det, men det er alltid en god idé å ha en serie kontroller på plass for å få en samlet risikovurdering om forretningsrelasjonen, og dermed en god kunnskap om sine kunder.

Omfanget av det som kontrolleres, og særlig når og hvor ofte kontrollene foretas, er avgjørende for å få en fullstendig vurdering av risikoer når det gjelder god intern kontroll. Her trengs det smarte indikatorer. Alt fra mindre observasjoner som sammen skaper risikomønstre, til mer konkrete merknader som gjeld, svindelselskapsklassifiseringer og mye mer. Foretas det ikke en mer omfattende kontroll, finnes det risiko for at det skjer feil, og for at økonomisk kriminalitet og bedragerier ikke fanges opp. 

Når det gjelder hvor ofte og når kontrollene trengs, finnes det jo mye å forholde seg til. En tidlig kontroll, før opplegg i kunderegisteret, er jo en selvfølgelighet, men det trengs mer enn som så. Ca. 70 % av informasjonen i et kunderegister er foreldet, og oppfølging av endringer er et stort problem for mange virksomheter. Å føle seg trygg på at bedriftene i registeret er oppdatert med riktig informasjon, og at de videre følger de etiske retningslinjene som ble sikret ved innføringen, er veldig viktig. Her spiller overvåking i sanntid en kritisk rolle for å fange opp avvik, men også en større årlig analyse, kundevask eller storrydding om man vil, for å etterleve god praksis.

Gode løsninger for Accounts Receivable 

Inyett Registeranalyse
Analyserer kunderegister for å oppdatere selskapsinformasjon, og identifisere risikoer

Inyett Guard
Løpende overvåking av endringer. I et grensesnitt som er enkelt å bruke

Inyett Company Data
Oppdater selskapsinformasjon, rett inn i virksomhetens egne systemer

Inyett Company Control
Kvalifisering av kunder, f.eks. ved opplegg eller for overvåking