Support

Anskaffelse & Innkjøp

Utfordringen fra leveringskontroll til oppfølging

Fra særlig å lete etter kostnadsbesparelser blant virksomhetens leverandører arbeider dagens innkjøpere mer strategisk med å koble sammen innkjøp og styring. Dette er for effektivt å kunne bidra til organisasjonens fastsatte nøkkeltall og mål. I dag handler innkjøp om proaktivt å identifisere eiendeler og risikoer hos leverandører, samtidig som vurderingen av en konkurransedyktig leverandør fra et kostnadsperspektiv ivaretas. 

Å kunne kvalifisere nye leverandører med riktige prosesser og rutiner, og dessuten ha systemstøtte for å kunne ha en rasjonell leverandøroppfølging, er en utfordring for enhver innkjøpsorganisasjon. Men det finnes gode verktøy å ty til når det gjelder akkurat leverandørkvalifisering, leverandørinnlåsing og leverandøroppfølging, og effektene smaker godt. Her er noen av grunnene til at det er en god idé å benytte seg av en digital plattform for intern kontroll, med særlig fokus på kontroller av leverandører til organisasjonens prosesser og rutiner.

Reduser kostnader
  • Reduser kostnader gjennom prosessforenkling og bruk av teknologi.
  • Større transparens i kostnader.
Standardisering
  • Automatiserte arbeidsflyter og rapporteringsverktøy.
  • Strømlinjeform og standardiser prosesser.
  • Økt risikosporing og innsikt om risiko ut fra nøkkeltall og rapporter.
Fleksibilitet og effektivitet
  • Bli mer effektiv ved å unngå manuelle prosesser og repetitive opplysninger som i stedet kan utføres med automasjon.
  • Tydelig fokus og spesifikke kontroller på leverandører som utgjør en større risiko.
  • Forbedret evne til raskt å iverksette tiltak.
Kvalitet
  • En konsekvent måte for alle ansatte å vurdere og håndtere risikoer på.
  • Fokus på kontroller fra perspektivet risiko og internkontroll av leverandør ved opplegg i register, ikke bare en generell kontroll av økonomiske tall.
  • Strammere kontroll og monitorering av spesielle leverandører som utgjør en betydelig risiko.
Å kvalifisere en leverandør

Å kvalifisere en leverandør på riktig måte er det første trinnet for å kontrollere risiko, kvalitet og leverandørens evne som helhet. Vanligst er en kontroll av finansielle nøkkeltall sammen med tilgjengelig selskapsinformasjon. Men kontrollen må være bedre enn som så. Her kommer en fin liste å bygge rammeverket på…

Omdømme

Identifiser risikoen for hvordan leverandøren potensielt kan påvirke organisasjonens varemerke og omdømme negativt. En leverandør som ikke oppfyller organisasjonens etiske retningslinjer, f.eks ved ikke å betale skatter eller sosiale avgifter, kan forårsake tapt varemerkekapital.

Underleverandør

Vurder leverandørens bruk av underleverandører. Hvilke risikoer er knyttet til bruken, og på hvilken måte skjer løpende oppfølging av leverandører i et andre ledd.

Operativ kompetanse

Bedöm leverantörens förmåga att leverera enligt överenskommelse. En försenad produktleverans kan innebära en ekonomisk förlust och brister i kvalité kan innebära säkerhetsmässiga risker.

Kontinuitet

Vurder leverandørens leveringsevne ved for eksempel prosessfeil eller alvorlige hendelser.

Økonomi

Vurder leverandørens økonomiske stabilitet og evne til å kunne fortsette å levere etter avtale. Å plutselig miste en leverandør innebærer alltid tap i både tid og penger.

Teknologi

Bedöm lämplighet och funktion avseende system och applikationer för leverantören att tillhandahålla produkten.

Geografisk risiko

Vurder geografiske, reguleringsmessige og politiske risikoer, men også juridiske og økonomiske risikoer for innkjøp fra eller til et annet land eller region.

Informasjonssikkerhet

Evaluer leverandørens kontroll over tredjepartsdata vedrørende tilgjengelighet, konfidensialitet og personvern.

Compliance

Vurder leverandørens evne til å følge lover og andre forskrifter. Spesielt fra et bærekraftsperspektiv.

Men hva får man da når rammeverk, prosesser og ferdige rutiner finnes på plass? Hvordan oppfyller man en god rutine i praksis for å vurdere en leverandør? En av faktorene brenner vi ekstra mye for. Automasjon av objektive data. Ved hjelp av verktøy spesifikt utformet for å kvalifisere leverandører kan arbeidsflyten automatiseres, risikoer og usikkerhet reduseres og effektivitetsgevinster fanges opp. Her er noen iakttakelser vi har lært oss gjennom årene koblet til det å kvalifisere leverandører.

Her er noen observasjoner vi har lært gjennom årene knyttet til kvalifiserte leverandører

  • Det er vanskelig å vite hvilke signaler man skal lete etter, tross rammeverk, rutiner og med massevis av opplæring og erfaring i ryggen. 
  • Å bare gå ut fra en kredittopplysning som vurdering dekker ikke de krav som trengs for å identifisere fordeler og risikoer hos leverandøren.
  • Det trengs flere informasjonskilder for å kunne etterleve det som er bestemt. Det tar svært lang tid å finne pålitelig informasjon.
  • Åpne digitale gratistjenester for selskapsinformasjon endres og fornyes fortløpende, og skaper risiko for ikke å kunne leve opp til de prosesser som er bestemt.
Leverandøroppfølging

Og oppfølgingen av leverandører, da? Det er vanskelig å få et komplett bilde over alle leverandørene til virksomheten. Til og med avtaleleverandører. For det meste mangler rett og slett aktuell og relevant statistikk koblet til innkjøpene som gjennomføres innen organisasjonen. «Ville innkjøp» er et utbredt problem, og å arbeide med leverandør- og avtaleoppfølging er en tidssløsende prosess, som for flere virksomheter fortsatt skjer helt manuelt.

De fleste vi spør, føler at det mangler en tydelig og felles samarbeidsplan for innkjøp, der informasjon om innkjøp deles innen egen innkjøpsorganisasjon, men også at prosesser og rutiner når ut i hele virksomheten og etterfølges.

Å følge opp endringer i leverandørregistre er for alle vi snakker med et stort problem. Å få kontroll over hvilke leverandører som er kommet til, og hvilke som er falt fra, er et nøkkeltall som er vesentlig å ha oversikt over. Å vite at de leverandører som finnes i registeret, er oppdatert med riktig informasjon, og at de fortsatt følger de etiske retningslinjene som ble fastsatt da leverandøren ble engasjert, er enda viktigere.

Gode løsninger for å overkomme utfordringene

Inyett Search
Søk og kontroller leverandørinformasjon

Inyett Company Control
Vurdering og klassifisering av leverandører, f.eks. ved opplegg eller for monitorering.
Kritiske varsler for kunder og leverandører innen områder som Fraud, Finance, Remarks & Observations

Inyett Payment Control
Kritiske meldinger til leverandører på områder som Fraud, Finance, Remarks & Observations

Inyett Registeranalys
Analyserer leverandørregister

Inyett Company Data
Oppdatert selskapsinformasjon ved opplegg av leverandør